همانگونه که در شرح راه کار جامع به تفضیل بیان شد، باور ما در شرکت گسترش فن آوري هاي برتر ناموران برآن است که هیچ اقدام اصلاحی، توسعه ای و یا بهسازی که در آن توازن و تناسب لازم میان ارکان اصلی یک سامانه مدیریتی (انسان، فرایند و ابزار) منظور نشده باشد موفق و پایدار نخواهد بود. با این باور، nhtc برای تحقق ماموریت و چشم انداز خود علاوه بر سازماندهی و تجهیز گروه‌های آموزشی، مشاوره و کارشناسی برای تحلیل و بهسازی عملکرد و فرایندهای نظام‌های مدیریتی سازمانها، بر الزام وجود گروه‌های کارشناسی خبره برای تجهیز سامانه های مدیریتی با ابزارهای اطلاعاتی مناسب نیز توجه کافی را مبذول داشته است.
تجهیز سازمانها با ابزارهای اطلاعاتی مناسب، الزامی است که روز به روز با پیچیده تر شدن فضای رقابتی و لزوم افزایش سرعت و دقت در جریان امور اجرایی سازمانها، بیش از پیش نمود مینماید. تا آنجائیکه بسیاری بدون در نظر گرفتن بلوغ سازمان خود در عرصه های فرایندی و انسانی، در پی رفع مشکلات سازمان خود با در اختیار گرفتن یک ابزار اطلاعاتی جامع و یکپارچه هستند. ( مقاله ) .
رویکرد nhtc در تجهیز ساماه های مدیریتی سازمانها، تکوین تدریجی و یکپارچه مبتنی بر یک برنامه مدون و کلان توسعه‌ای با حفظ تناسب و توازن هر سامانه و سازمان ( انسان، فرایند و ابزار) است. بدین ترتیب در گام چهارم از رویکرد تبیین شده، به مسئله ارتقا کیفیت و تجهیز مناسب سامانه در دست توسعه با ابزار اطلاعاتی توجه شده است. به بیان دیگر پیش از اقدام به توسعه و استقرار یک ابزار اطلاعاتی لازم است وضعیت سامانه یا نظام مدیریتی هدف بررسی شده، مهمترین فرصتهای بهبود و ریشه بروز عوامل آنها شناسایی شوند. به تجربه مشاهده شده است که درصد بالایی از ریشه‌های شناسایی شده برای مشکلات جاری سازمانها، با اقداماتی مشخص در حیطه‌های فرایندی و انسانی به سادگی قابل رفع هستند.
بدین ترتیب برای تجهیز نظام یا سامانه‌ای مدیریتی در یک سازمان نیز پیشنهاد nhtc
تبعیت از متدولوژی 8 گام به سوی تعالی
بوده و طی سه مرحله آغازین را توصیه مینماید. البته به فراخور
و متناسب شرایط کارفرمایان مختلف، در صورتی که نتایج حاصل از مراحل مذکور قبلا تحصیل و آماده باشد می‌توان تمرکز را
بر اجرای مراحل باقی این متدولو›ی گذارد. همانگونه که در توضیحات ارائه شده گام چهارم این متدولوژی بیان شده است،
اقدامات بهسازی سامانه در حیطه ابزاری مراحل مشخصی را مطابق با روش رسمی و استاندارد SDLC
به شرح زیر طی مینماید. این مراحل همانگونه گه مشاهده میشود در تظابق با متدولوژی مذکور بوده و جایگزین گامهای متدولوژی
تا پایان گام هفتم خواهد شد.
nhtc آمادگی دارد تا متناسب با شرایط و انتظارات کارفرمایان محترم، در اجرای مراحل این فرایند به صورت کامل و یا مراحلی مشخص با رعایت پیش فرضها و پیش نیازها مشارکت نمایید.
1- طرح کلان ابزار اطلاعاتی - تهیه طرح کلان ابزار اطلاعاتی هدف شامل محدوده دقیق ابزار اطلاعاتی، فهرست انتظارات و اهداف، کارکردها، روالها، قوانین تجاری و ... مبتنی بر تعاریف مدون سامانه هدف و سطح بلوغ و پذیرش ارکان انسانی و فرایندی سامانه. این طرح درواقع تعریفی یکسان از سامانه و محدوده کار ابزار مربوطه در اختیار میگذارد و به عنوان یک سند بالادستی برای تعریف ابزار مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
2- استعلام ابزار / پیشنهاد توسعه - بر اساس طرح کلان ابزار اطلاعاتی،RFQ و یا RFP مورد نیاز به دقت تدوین میشود تا بر اساس آن بتوان قیمت ابزارهای موجود را از فروشندگان و پیشنهاد توسعه و تولید ابزار مناسب و سفارشی را از تولید کنندگان ابزارهای اطلاعاتی استعلام نمود. در این بخش nhtc میتواند هم به عنوان همکار و مشاور کارفرما در تدوین مدارک و برگزاری مناقصه مشارکت نماید و یا اینکه خود به عنوان یک پیمانکار و مجری توسعه سامانه در مناقصه شرکت و پیشنهاد توسعه ابزار ارائه نموده و یا متناسب شرایط کارفرما به عنوان یک فروشنده از میان محصولات ابزاری آماده خود پیشنهادی را آماده و ارائه نماید.
3- بررسی پیشنهادات - پیشنهاد قیمت و مشخصات فنی محصولات موجود فروشندگان و پیشنهادات فنی و مالی تولید کنندگان به روشهای ساختیافته باید مورد ارزیابی قرارگیرند (TBE و CBE) تا بر اساس تعاریف، اولویتها، انتظارات و اهداف و طرح کلان ابزار امتیاز بندی شوند. در این گام نیز nhtc آمادگی دارد تا چنانچه خود به عنوان فروشنده و یا مجری طرح در مناقصه شرکت نکرده باشد به عنوان مشاور کارفرما در بررسی های فنی و مالی طرح های رسیده با کارفرما مشارکت نماید. بر اساس نتایج حاصل از این بررسی‌ها یکی از دو روش خرید ابزار آماده و یا توسعه ابزار متناسب خواست و انتظارات انتخاب خواهد شد. بدیهی است انتخاب فروشنده یا پیمانکار مناسب نیز در همین مرحله انجام شده و ممکن است حتی توسعه ابزار توسط تیم داخلی کارفرما راه کار انتخابی و مناسب برای توسعه ابزار یک سامانه باشد.
4- متناسب سازی فرایندها با ویژگیهای ابزار - چنانچه روش خرید ابزار آماده از یک فروشنده انتخاب شود، لازم است ویژگیها و کارکردها و قوانین تجاری ابزار بدقت شناسایی شده و تاثیر آنها بر روالها، فرایندها و کارکردهای جاری سازمان بررسی و تغییرات لازم اعمال شود. این مرحله درواقع مسئولیت ایجاد توازن و تناسب را میان ارکان سامانه بر عهده داشته و از آنجا که معمولا ویژگیها و شرایط ابزارهای آماده غیر قابل تغییر است، لازم است تمهیدات لازم برای اصلاح و متناسب سازی فرایندها اندیشیده و آمادگی لازم برای پذیرش و بکارگیری ابزار در میان کارکنان و ذینفعان ایجاد شود.
5- راه اندازی آزمایشی - بهتر است برای جلوگیری از تنشهای احتمالی در سطح سازمان، راه اندازی و استقرار یک ابزار اطلاعاتی ابتدا در میان جامعه کوچکتری از ذینفعان سامانه اصلی که البته قابلیت نمایندگی جامعه اصلی را داشته باشد، به صورت آزمایشی راه اندازی شود و پس از کسب اطمینان از کارکرد و تناسب آن، به جامعه اصلی تسری داده و استقرار کامل ابزار انجام شود. بدیهی است روالهای آموزش ابزار و کارکردهای آن، متناسب سازی فرایندها و حتی بعضا همکاری و مشارکت در بکارگیری ابزار از راهکارهای مورد استفاده در این مرحله است.
6- اصلاح فرایندها و کارکردها - همانطور که در مرحله 4 بالا گفته شد، از آنجایی که امکان تغییر و متناسب سازی ابزارهای آماده با روالهای موجود یک سازمان کمتر میسر است، این روالها و فرایندهای جاری هستند که لازم است در تناسب با ویژگیها و قوانین تجاری ابزار متناسب سازی شوند.
7- راه اندازی نهایی - س از ثبت نتایج حاصل از مراحل راه اندازی آزمایش و اعمال اصلاحات، راه اندازی ابزار وارد مرحله نهایی شده و به سمت استقرار کامل پیش میرود. مانند مرحله راه اندازی آزمایشی، تخصیص منابع اختصاصی برای راه اندازی، ارائه آموزشیهای کارکردی، ساختاری، فرایندی، مشارکت در به کارگیری ابزار در روالها جاری همگی در کنار التزام عملی و عینی مدیریت عالی سازمان به جایگزینی و استقرار ابزار در سطح سامانه/ سازمان، شرایط لازم و کافی استقرار موفق و کامل ابزار در سازمان هستند.
8- طراحی تفضیلی -
چنانچه برای تهیه ابزار، روش توسعه سفارشی و متناسب انتظارات و تعاریف سازمان انتخاب شود، فارغ از اینکه توسعه توسط
تیم درونی کارفرما انجام شود و یا به پیمانکاری مناسب برونسپاری شود، لازم است ابزار هدف به دقت و بر اساس اصول
مهندسی نرم افزار و با استفاده ازمتدی مناسب و متناسب وضعیت کارفرما و ویژگیهای ابزار هدف تحلیل
و طراحی شود. در این طراحی‌ها که مبتنی بر طرح کلان ابزار انجام خواهند شد، لازم است به تناسب و یکپارچگی ساختاری،
محتوایی و کارکردی با دیگر ابزارهای موجود کارفرما نیز توجه کافی مبذول شود. بنابراین ساختار و معماری محیط توسعه ابزار
لازم است متناسب با معماری سایر ابزارهای مرتبط انتخاب شود. حضور و مشارکت فعالانه نمایندگان کارفرما در طول مرحله طراحی
تفضیلی نه تنها تطابق محصول نهایی را با انتظارات و تعاریف کارفرما موجب خواهد شد، بلکه از صرف منابع برای
توسعه بخشها و امکانات غیر ضروری جلوگیری خواهد نمود.
9- توسعه و تکوین تدریجی ابزار - روال توسعه ابزارهای مدیریتی لازم است به صورت تکوین تدریجی سازماندهی شود تا در پایان مقاطع اساسی برنامه زمانبندی توسعه، محصولات و ابزارهای میانی قابل نصب و بهره برداری ایجاد شود. بدین ترتیب نتیجه مراحل مختلف برنامه زمانبندی توسعه به تدریج و همزمان با پیشرفت مراحل بعدی توسط تیمهای اختصاصی کارفرما مورد آزمون قرار گرفته و نتیجه هر مرحله ابزار را یک گام به سمت محصول نهایی نزدیکتر مینماید. در این فرایند نظرات اصلاحی نمایندگان کارفرما میتواند از ایجاد محصول نامنطبق جلوگیری نماید.
10- راه اندازی آزمایشی - مانند مرحله 5 فوق الذکر، بهتر است محصول (اعم از محصولات میانی و یا محصول نهایی) در جامعه منتخب آزمون شده و پس از اعمال اصلاحات در سطح سازمان راه اندازی شود.
11- اصلاح فرایندها و کارکردها - در این مرحله نیز مانند مرحله 6 فوق الذکر عمل نموده با این تفاوت که در اینجا تمرکز اصلی بر متناسب سازی ابزار با روالها و فرایندهای سازمان استوار است.
12- راه اندازی نهایی - مانند مرحله 7 فوق الذکر