تعدد ابزارها و مراکز اطلاعاتی در یک سازمان و یا پروژه، سرکشی مکرر کارکنان به این مراکز اطلاعاتی را برای اطلاع از آخرین وقایع جاری و تغییرات، ایجاب میکند. در واقع در چنین سازمانهایی از کارکنان انتظار است تا خود از آخرین وضعیت امور جاری و مرتبط کسب اطلاع نمایند. این انتظار در سازمانهای بزرگ و یا در سازمانهایی که روند اجرای امور در آنها بسیار سریع بوده و لازم است با دقت مسائل پیگیری شوند.

راه حل جایگزین، استفاده از پرتال سازمانی است، سامانه اطلاعاتی که با تجمیع اطلاعات سازمانی و ایجاد تمرکز ساختاری، به صورت هوشمند جایگاه کاربر را در سازمان تشخیص داده و متناسب مسئولیتها و اختیارات او ابزارها و سامانه های اطلاعاتی مورد نیاز را در اختیار قرارداده، با ایجاد ساختارهای مدیریت گردش کار، کاربرگه ها و امور جاری مربوط به کاربرگه را از سامانه های مختلف برای اقدام و بررسی در اختیار کاربر قرار میدهد.

پرتال، با شناسایی کاربر مجاز و کنترل دسترسی و اختیارات او امنیت(Confidentiality) را ارتقا داده، با ایجاد تمرکز اطلاعاتی (Centralization) با حفظ یکپارچگی ساختاری و اطلاعاتی (Integrity) موجب کسب اطمینان از دسترسی (Availability) به موقع کارکنان به اطلاعات سازمانی مربوطه میشود. تمامی این گردش اطلاعات و دسترسی ها به صورت متمرکز در این سامانه قابل رد گیری بوده، پایش (Monitoring) و مدیریت میشوند. درواقع پرتال سامانه ایجاد و مدیریت ارتباطات (Communication) و جریان سیال اطلاعاتی در سازمان میباشد.

پرتال محل استقرار اجزاء ونشانگرهای کارکردی سامانه های مختلف است که درکنار یکدیگر برای مدیریت حوزه های عملکردی مختلف داشبردهای مدیریت حوزه مربوطه را به ارمغان خواهد آورد. نشانگرهای مختلف بر اساس سنجه های عملکردی در سازمان تعریف شده و با استفاده از قابلیتهای BI توسعه داده شده و به صورت افزونه به پرتال اضافه میشوند.