پروژه ها در سازمانهای پروژه محور مفهومی فراتر از یک بسته کاری دارند. پروژه ضمن دارا بودن مفاهیم اولیه یکتایی، منحصر به فرد بودن، چارچوبهای زمانی، هزینه ای، محدوده کار، مکانی، کیفیتی و ساختاری، در این سازمانها مفهمومی مشابه یک خط محصول یکتا و منحصر به فرد را نیز دارا میباشد. در این سازمانها راهبردها و ساختارها همگی به گونه ای تنظیم شده تا پروژه های سازمان به خوبی مدیریت شده و به سرانجام برسند. با عنایت به عنایت به عبارت درخشان آقایان «نورتون و کاپلان» (دو نفر از برترین متفکران مدیریت در قرن بیست و یک):
تنها چیزی را میتوان اندازه گرفت که بتوان آنرا به دقت تعریف کرد
لازم است پروژه ها در سازمانهای پروژه محور به دقت تعریف شده و این تعاریف را برای استفاده ذینفعان
پروژه در طول دوره حیات و برای استفاده ذینفعان مجاز سازمانی در طول و پس از دوره حیات به خوبی طبقه بندی
و نگهداری کرد.
این تعاریف نه تنها شامل شناسنامه و پروفایل پروژه است، بلکه میتواند حاوی اطلاعات طبقه بندی شده از بازخوانی مدیریت
پروژه از مفاد قراردادی و تعیین محدوده کار پروژه نیز باشد. علاوه بر آن با توجه به ماهیت سازماندهی سازمانهای پروژه
لازم است ساختار سازمانی پروژه و انتصابات افراد به صورت اخص به پروژه و یا استفاده اشتراکی از منابع سازمانی نیز در آن منظور شود تا امکان پشتبانی
از انواع ساختارهای Projectize، Week/ Balanced/ Strong Matrix, Functional مطابق استانداردها و قواعد جاری مدیریت
پروژه ها در سازمانهای پروژه محور فراهم شود.
با در اختیار داشتن چنین ساختار اطلاعاتی در یک سازمان پروژه محور به سادگی میتوان کلیه فعالیتهای مرتبط با هر پروژه را ذیل آن پروژه طبقه بندی نمود تا تعریف کامل و جامعی از یک پروژه و روند اجرا و فعالیتهای جاری در آن فراهم شود. بدین ترتیب با پشتیبانی سایر ساختار های اطلاعاتی مانند سامانه های مالی، اداری، برنامه ریزی، مهندسی، خرید و ساختمان میتوان یک پروژه را از ابعاد مختلف اندازه گیری و به تبع آن مدیریت نمود .
با در اختیار داشتن چنین زیر ساخت منسجم و متمرکز برای دسته بندی، تعریف، برنامه ریزی، تخصیص منابع، ثبت روند اجرای امور، ثبت نتایج، پایش پیشرفت، اندازه گیری و مدیریت بهینه امور در سازمانهای پروژه محور دور از انتظار نخواهد بود که کلیه فعالیتهای جاری و ستادی سازمان نیز در قالب پروژه های داخلی، ستادی، توسعه ای و حتی پیشنهادات و مناقصات در این ساختار تعریف شوند تا قابلیت مدیریت یکپارچه امور سازمانی فراهم شود.
نرم افزار
مدیرریت اطلاعات پروژه (PD) زیر ساختی است که با توجه به نیازهای برشمرده فوق
توسعه داده شده و در سازمانهای متعدد پروژه محور بکار گرفته شده است. ذیلا فهرست وار برخی از قابلیتهای این
نرم افزار بر شمرده شده است:
- ساختار پویا و منعطف تحت وب
- واسط کاربری ساده
- قابلیت تعریف دسته بندی های مختلف از گروه پروژه ها متناسب انتظارات و الزامات سازمان
- نگهداری شناسنامه (پروفایل) پروژه به دو زبان فارسی و انگلیسی
- امکان نگهداری اطلاعات طبقه بندی شده و محرمانه پروژه
- قابلیت تعریف ساختار سازمانی پروژه و انتصاب نیرو از فهرست کارکنان شرکت
- تعریف سطوح دسترسی و حفظ محرمانگی اطلاعات
- قابلیت تعریف زیر پروژه و تعامل با آن به مثابه یک پروژه مستقل
- قابلیت ثبت الحاقیه و اصلاحیه به یک پروژه
- قابلیت پیوست نمودن فایلهای تکمیلی و تشریحی به یک پروژه با حفظ محرمانگی
- قابلیت جستجو در کلیه اطلاعات ثبت شده
- قابلیت تعریف، بارگذاری و نگهداری ساختار شکست کار (WBS) هر پروژه
- یکپارچگی ساختاری و اطلاعاتی با مجموعه سیستمهای هایتک
- امکان تعیین انتشار عمومی اطلاعات مجاز پروژه روی وبسایت سازمان