بدون شک در شرکتهای مهندسی، مهمترین منبع از مجموعه منابع سازمانی نیروی ماهر، با تجربه و خردمند این شرکتهاست. منبعی که مطابق برنامه زمانبندی هر پروژه درگیر انجام فعالیتی مشخص برای تهیه یک بخش و یا یک قلم قابل تحویل در پروژه میشود.
یکی از چالشهای مدیریت شرکتهای مهندسی، محاسبه هزینه تمام شده پروژه ها و یا اقلام قابل تحویل هر پروژه میباشد. این مهم تنها از طریق محاسبه هزینه تمام شده هر فعالیت از مجموعه فعالیتهای برنامه زمابندی و به بیان دیگر از طریق محاسبه زمان صرف شده برای انجام آن توسط گروه ها و رده های شغلی و کارشناسی متفاوت میسر خواهد بود. مدیریت زمان این منبع ذیقیمت در این سازمانها و محاسبه میزان انجراف از برنامه ریزی ها یکی دیگر از دغدغه های مدیران سازمانهای پروژه محور است.
سامانه مدیریت کارکرد ، با ایجاد ساختار های اطلاعاتی منعطف، رابط های کاربری ساده در پاسخ به نیازهای برشمرده ایجاد و به واسطه لزوم مدیریت زمان برای منابع انسانی در سازمانهای پروژه محور، با ساختارهای مدیریت ساعات کار، تیمها و گروههای کاری مختلف، ساختار سازمانی، ساختار پروژه های سازمانی، ساختار شکست کار و برنامه زمانبندی هر پروژه، و برنامه زمانبندی قوانین تردد سازمانی، قوانین اضافه کاری، مأموریت و مرخصی در سازمان تجهیز شده تا قابلیت ثبت و مدیریت جامع ساعات کار و زمانهای کارکرد را دارا باشد.
این سامانه با استفاده از ابزارهای گزارش ساز پویای خود امکان تهیه انواع گزارش ها، تحلیل ها را روی اطلاعات کارکرد کارکنان سازمان دارا میباشد.

در یک پروژه صنعتی، بدون در نظر گرفتن موضوع، نوع و اندازه پروژه، ارتباط اصلی میان ذینفعان حقوقی آن پروژه، فارغ از زمینه فعالیت ذینفع، اسناد و مستناد پروژه اعم از مکاتبات رسمی، اسناد حقوقی، اسناد مالی پروژه، مدارک چند رسانه ای و اسناد مهندسی طراحی، اسناد مهندسی خرید، اسناد سفارشات و خرید و اسناد و مدارک ساختمان و نصب مباشد. این اسناد علاوه بر گردش در میان ذینفان حقوقی، در میان کارشناسان و اعضای تیم پروژه آن ذینفع نیز گردش پیدا کرده، دستخوش تغییرات شده و یا بر اساس آنها مستندات جدیدی تولید و برای تکوین تدریجی مورد دستگردانی داخلی قرار گرفته تا نهایتا در زمان مقتضی رسما به چرخه اسناد در حال گردش در میان ذینفعان پروژه اضافه شود.
کاربری این اسناد در میان هریک از ذینفعان متفاوت میباشد، این اسناد تنها متاع ماندگار و قابل تکیه کارفرمایان برای کنترل کار بسیاری از ذینفعان و مرجع توسعه های آتی است، برای پیمانکاران طراحی مهندسی، تنها متاع قابل عرضه به کارفرمایان است. این مستندات برای این پیمانکاران علاوه بر ارزش ذاتی در پروژه حاضر به عنوان تجربه کسب شده برای پروژه های مشابه آتی قابل رجوع بوده و بسیار ارزشمند است. اساس کار مهندسی در چنین شرکتها بر مبنای توسعه و تکوین تدریجی این مدارک مهندسی در میان اعضا داخلی و بخشهای مهندسی است. مدیریت این اسناد در چنین شرکتهایی مشابه موضوع مدیریت نگهداری و عرضه محصول نهایی شرکت است. برای پیمانکاران تدارکات کالا و خدمات خرید و یا پیمانکاران ساختمان و نصب این مستندات به منزله متاع ورودی و نقشه راه توسعه و راهنمای عملیات اجرایی بوده و نهایتا بر اساس آن مستندات ویژه خرید، مشخصات تدارکات انجام شه، مستندات وضعیت نهایی و مطابق ساخت تهیه خواهد شد.
مدیریت تمام این گردش کار با تمامی پیچیدگی ها، الزامات در هر یک از حوزه های کاری برای هریک از ذینفعات در قالب یک سامانه یکپارچه و گسترده تحت عنوان « سامانه مدیریت مستندات» یا DMS توسعه داده شده است. این سامانه با قابلیت انعطاف بسیار زیاد خود میتواند در سطح کلیه ذینفعان یک پروژه بزرگ صنعتی بکار گرفته شود تا مدیریت گردش اسناد و تکوین تدریجی اسناد پروژه را برعهده گیرد و یا اینکه تنها در حوزه داخلی یکی از ذینفعان پروژه مسئولیت گردشهای داخلی و تولید و تکوین تدریجی اسناد و نهایتا فرافرستی اسناد مابین ذینفع های ذیربط را برعهده گیرد.