شرکت گسترش فن آوری های برتر ناموران، برای توسعه، ارتقا، بهسازی و پیاده سازی نظامها و سامانه های مدیریتی موفق به تدوین متدولوزی بومی خود تحت عنوان روش هشت گام به سرآمدی (8S2E) شده است. این روش که برگرفته از تعالیم دمینگ است، قابل تعمیم برای توسعه و پیاده سازی کلیه نظامها و سامانه های مدیریتی میباشد. بدیهی است مراحل و گامهای هشت گانه آن متناسب با موضوع سامانه، الزامات پروژه، انتظارات و شرایط کارفرما قابل باز تعریف و تنظیم میباشد.
هرچند این متدولوژی، روش انحصاری و اختصاصی nhtc در بهسازی و طراحی نظامهای مدیریتی است، لیکن در راستای ارزشهای بنیادین سازمانی و ارتقا بینش مهندسی ذیلا این متدولوژی تشریح میشود:
گام نخست - Prepration / Initial training
آماده سازی تیم اجرایی، شناسایی فرهنگ غالب سازمانی و ذینفعان موثر بر اجرای طرح، جمع آوری اطلاعات و انجام بررسی های اولیه، از مهمترین فعالیتها برای رسمی سازی یک پروژه میباشد که در صورتی که به اندازه کافی بدان پرداخته نشود خطرات و ریسکهای ناشی از وقوع این تهدیدات را به شدت افزایش میدهد. سازماندهی و اجرای آموزش های مقدماتی با هدف فرهنگ‌سازی ؛ تبیین اهداف پروژه ، آموزش مفاهیم، مبانی و واژگان؛ ایجاد زبان مشترک و آموزش کاربردی روشها و ابزارهای مرتبط نیز یکی دیگر از عملیات خطیری است که میتواند موجب همسویی راهبردی اعضای مختلف تیم یک پروژه اعم از پرسنل کارفرما و یا مشاور باشد.
گام دوم- Diagnosis / Positioning
فاصله یابی، ارزیابی شرایط موجود و تشخیص مهمترین فرصتهای بهبود زمینه ساز شناخت اجمالی از شرایط کنونی حوزه‌های مدیریتی مرتبط و برنامه ریزی موثر تر اقدامات بهسازی و تویعه‌ای سازمان خواهد شد. این مهم با بررسی میدانی سازمان با هدف شناخت اجمالی از روالها و رویه‌های مرسوم و حتی نانوشته در سازمان، فاصله سنجی و تعیین فرصتهای بهبود، اولویت بندی آنها و تحلیل ریشه عوامل بروز اشکالات در سازمان محقق خواهد شد.
در این بررسی میدانی تمامی فرایندها و روالهای جاری سازمان در حوزه‌های مرتبط تحلیل شده و سطح تعالی آنها متناسب با الزامات سازمانی تعیین میشود. برای این منظور nhtc، متناسب با موضوع پروژه و الزامات و انتظارات کارفرمایان، از بکی از دو روش تحلیل کیفی و یا کمی استفاده خواهد نمود. در روش تحلیل کیفی، با بهینه کاوی و تکیه بر دانش و تجربه تیم کارشناسی و تحلیلگران آزموده شرکت، تعیین سطح و فرصتهای بهبود شناسایی خواهند شد. اما در روش کمی، علاوه بر تجربه تیم تحلیل و مشاوره، یک مدل بلوغ و یا سرآمدی متناسب نظام و سامانه مدیریتی هدف نیز به یاری آمده و کارشناسان بر اساس الزامات این مدل اقدام به تعیین فرصتهای بهبود خواهند نمود.
پس از گردآوری اطلاعات و تحلیل نتایج، فرصتهای بهبود شناسایی شده بر اساس اهمیت و میزان تاثیر بر موفقیت سازمان و فاصله وضعیت عملکرد کنونی با وضعیت مطلوب اولویت بندی خواهند شد. بدین ترتیب در انتهای این گام کارفرمایان مهمترین فرصتهای بهبود و تحلیل ریشه عوامل بروز آنها را در اختیار داشته و امکان می‌یابند تا برای بهسازی، توسعه و اصلاح آنها برنامه ریزی نمایند.
گام سوم - Action Planning
بر اساس اولویتهای تعیین شده، مهمترین فرصتهای بهبود و ریشه های بروز نقضان و اشکال در روالها و کارکردهای موجود مورد توجه و تحلیل قرار گرفته و برنامه ریزی لازم برای طرحریزی اقدامات بهبود تهیه میشود. در طرحریزی اقدامات بهبود همانگونه که در بخش رویکرد بیان شد، کارشناسان nhtc، توازن و تناسب مهارت کارکنان، آشنایی آنان با مفاهیم و کارکردها، فرهنگ عمومی سازمان را با روالها و فرایندهای مدون شده و روالهای جاری در سازمان و نیز با ابزارها و تجهیزات مرتبط و جایگزین شده در نظر گرفته و با توجه به عوامل ریشه ای بروز اشکالات که در گام دوم شناسایی شده بود، نسبت به طراحی و تدوین برنامه کلان بهسازی برای هر یک از فرصتهای بهبود اقدام خواهند نمود.
مستندات و طراحی های انجام شده در این گام با نظر کارفرما، دامنه و محدوده کار مشاور برای اجرای گام چهارم را تعیین و تبیین می‌نمایند.
گام چهارم - Design & Documentation
طرحهای کلان بهسازی طرحریزی شده در گام سوم در این گام به صورت تفضیلی طراحی، مستند سازی و اجرا میشوند.
- وجوه فرایندی بهسازی‌های طرح شده به تفضیل طراحی، توسعه، بهسازی و مستند سازی میشوند تا در گامهای بعدی با مشارکت ذینفعان در سازمان پیاده سازی شوند.
- وجوه انسانی طرح های بهسازی، متناسبا برنامه ریزی و طرحریزی شده تا الزامات لازم در فرایندها و ابزارهای در دست طراحی منظور و اطلاع رسانی، آموزش و ارتقا آگاهی و مهارت ذینفعان متناسب طراحی های انجام شده در این گام، در گامهای بعدی حاصل شوند.
- اما وجوه ابزاری طرحهای بهسازی، منجر به طراحی تفضیلی و تبیین دقیق الزامات و انتظارات سازمان از ابزار مناسب و متوازن با فرایندها، مهارت کارکنان و زیرساختارهای موجود سازمان خواهد شد. بر اساس این طرح های تفضیلی ابزارهای اطلاعاتی لازم تهیه خواهند شد. برای تهیه ابزارهای اطلاعاتی مذکور یا بر اساس طرح های تفضیلی تهیه شده به صورت داخلی ابزار مناسب توسعه داده شده و یا بر اساس تعاریف انجام شده RFQ و یا RFP مناسب تهیه و و بر اساس آن اقدام به شناسایی محصولات و ابزارهای مناسب موجود دربازار و یا پیمانکاران مناسب برای توسعه ابزار متناسب انتظارات تبیین شده اقدام خواهد شد. نهایتا پس از تهیه ابزار مناسب مراحل تجهیز با ابزار (راه اندازی و بکارگیری) در گامهای بعدی دنبال خواهد شد.
گام پنجم - Pilot Implementation
این گام بیشتر متوجه وجوه فرایندی و ابزاری طرحهای توسعه و بهسازی تهیه شده در گام چهارم است. در این گام برای جلوگیری از ایجاد تنش در سازمان طرحهای بهسازی تهیه شده ابتدا در دامنه کوچکتری از جامعه هدف را که قابلیت نمایندگی کلیت جامعه هدف را داشته باشد پیاده سازی، اجرا و بکار گرفته میشود تا پس از جمع آوری بارخوردها و نتایج حاصل، و اعمال اطلاحات و تنظیمات متناسب شرایط سازمان، راه کارها آمادگی تسری پیداکردن و بکار گرفته شده در کل سازمان و جامعه هدف را بیابد.
گام ششم- Full Implementation
وجوه انسانی طرحهای بهسازی تهیه شده در گام چهارم و راه کارهای آزمون و تنظیم شده در گام پنجم در جامعه هدف پیاده سازی اجرا و بکار گرفته میشود. بدیهی است همسو با نظر Keenan, and Jackson کوتاه بودن زمان اعمال تغییرات (Duration)، یکپارچگی تغییرات با دیگر حوزه ها (Integration) در گام جهارم لحاظ شده و اینک زمان آنست که التزام عینی و عملی مدیریت به اعمال تغییرات (Commitment) و تخصیص نیروی لازم برای اعمال و جایگزینی تغییرات لازم (Effort) مشاهده شود.
گام هفتم- Maintenance
پس از اعمال هر تغییر در سازمان، چه در حوزه انسانی، چه در حوزه فرایندی و بخصوص در حوزه ابزاری دوره زمان کوتاهی لازم است تا گردش امور، انجام فعالیتها و بکارگیری ابزارها عادی شده و به روال معمول درآید. در این دوره خطیر هوشیاری و اقدام به موقع متولیان تغییرات و بهسازیها در سازمانها ضامن کسب موفقیت و جایگزینی تغییرات در سازمان خواهد بود.
گام هشتم- Continual Improvement
بستن حلقه بهبود مستمر در کلیه نظامهای مدیریتی موجب حفظ پویایی و پایداری نظام خواهد شد. در گام هشتم متناسب شرایط تعیین میشود که تکرار حلقه توسعه و بهسازی از کدامیک از گامهای چهارگانه آغازین باید تکرار شود.