بدون شک در شرکتهای مهندسی، مهمترین منبع از مجموعه منابع سازمانی نیروی ماهر، با تجربه و خردمند این شرکتهاست. منبعی که مطابق برنامه زمانبندی هر پروژه درگیر انجام فعالیتی مشخص برای تهیه یک بخش و یا یک قلم قابل تحویل در پروژه میشود. این سرمایه ارزشمند و محدود به صورت سازمانی جذب و نگهداری میشود تا دانش و مهارت کسب شده در اجرای امور به عنوان ارزش بنیادین سازمانی و مزیت رقابت سازمانی منظور شود. بطور معمول این سازمانهای پروژه محور با تبعیت از ساختارهای ماتریسی اعم از ماتریسی ضعیف، بالانس یا قوی (Projectize) پروژه های خود را سازماندهی و تخصیص نیرو میدهند. بعد از اتمام پروژه، این کارشناسان به همراه دانش و مهارت کسب شده به عنوان دارائی های ارزشمند سازمان، در سازمان حفظ شده تا در پروژه های آتی بکار گرفته شوند.
نخستین چالش بهره گیری از سامانه های اطلاعاتی در چنین شرکتهایی، پشتیبانی از ساختار های ماتریسی و پذیرش نقشهای متعدد برای کارشناسان سازمان است. به عنوان مثال یک کارشناس بخش مهندسی مکانیک در چنین سازمانهایی با حفظ سمت و تمامی روابط و مسئولیتهای سازمانی خود ممکن است در پروژه ای نقش مدیر پروژه و در پروژه ای دیگر نقش هماهنگ کننده طراحی مهندسی لوله کشی آن پروژه را دارا باشد. به اقتصای هریک از این نقشهای متفاوت، روابط سازمانی، دسترسیها، اختیارات و مسئولیتهای جدید و متفاوتی به فرد اعطا خواهد شد. تعدد این نقشها پیچیدگیهای زیادی در روابط سازمانی ایجاد میکند که لازم است از سوی سامانه های اطلاعاتی سازمان پروژه محور، پشتیبانی شود.
یکی دیگر از چالشهای سازمانی برای مدیریت منابع انسانی در سازمانهای پروژه محور تعدد و تکسر قوانین اداری جاری به تفکیک پروژه های سازمان است. به عنوان نمونه سازمانی را در نظر بگیرید که به طور معمول انجام اضافه کاری تابع قوانین مشخصی بوده و بسیار محدود مجاز شمرده میشود. ممکن است در همین سازمان به اقتضای شرایط یک پروژه و برای جبران عقب افتادگی از برنامه زمانبندی، از تیم تخصصی خواسته شود به طور نامحدود اضافه کاری انجام دهند، و یا در پروژه ای دیگر قوانین مأموریت و مرخصی مشمول شرایط خاصی شود. سامانه های اطلاعاتی مدیریت کارکرد در سازمانهای پروژه محور باید قابلیت پشتیبانی از این ساختارها، و قوانین تجاری متعدد و پیچیده را داشته باشند.
یکی از چالشهای اصلی مدیریت شرکتهای مهندسی، محاسبه هزینه تمام شده پروژه ها و یا اقلام قابل تحویل هر پروژه میباشد. این مهم تنها از طریق محاسبه هزینه تمام شده هر فعالیت از مجموعه فعالیتهای برنامه زمابندی و به بیان دیگر از طریق محاسبه زمان صرف شده برای انجام آن توسط گروه ها و رده های شغلی و کارشناسی متفاوت میسر خواهد بود. مدیریت زمان این منبع ذیقیمت در این سازمانها و محاسبه میزان انحراف از برنامه ریزی ها یکی دیگر از دغدغه های مدیران سازمانهای پروژه محور است.
سامانه مدیریت کارکرد، با ایجاد ساختار های اطلاعاتی منعطف، رابط های کاربری ساده در پاسخ به نیازهای برشمرده ایجاد و به واسطه لزوم مدیریت زمان برای منابع انسانی در سازمانهای پروژه محور، با ساختارهای مدیریت ساعات کار، تیمها و گروههای کاری مختلف، ساختار سازمانی، ساختار پروژه های سازمانی، ساختار شکست کار، برنامه زمانبندی هر پروژه، قوانین تردد سازمانی، قوانین اضافه کاری، مأموریت و مرخصی در سازمان و پروژه تجهیز شده تا قابلیت ثبت و مدیریت جامع ساعات کار و زمانهای کارکرد را دارا باشد.
این سامانه با استفاده از ابزارهای گزارش ساز پویای خود امکان تهیه انواع گزارش ها، تحلیل ها را روی اطلاعات کارکرد کارکنان سازمان دارا میباشد. ضمنا در پاسخ به انتظارات بازار، زیر سیستمهای تعریف ساختار سازمانی، تعریف لیست پرسنلی و تعریف پروژه و ساختار پروژه که پیشنیازهای اطلاعاتی و عملیاتی این سامانه میباشند نیز به صورت افزونه مجزا در این سامانه تعبیه شده اند تا درصورتیکه کارفرمایانی که تنها خواهان بهره مندی از امکانات این سامانه بوده و فاقد ساختارهای اطلاعاتی پیشنیاز به صورت ساخت یافته و منسجم هستند، نیز بتوانند به سادگی و بدون نیاز به تهیه سامانه دیگری از آن بهره مند شوند.
فهرست برخی امکانات و ویژگیهای این سامانه :