در یک پروژه صنعتی، بدون در نظر گرفتن موضوع، نوع و اندازه پروژه، ارتباط اصلی میان ذینفعان
حقوقی آن پروژه، فارغ از زمینه فعالیت ذینفع، اسناد و مستندات پروژه اعم
از مکاتبات رسمی، اسناد حقوقی، اسناد مالی پروژه، مدارک چند رسانه ای و اسناد مهندسی
طراحی، اسناد مهندسی خرید، اسناد سفارشات و خرید و اسناد و مدارک ساختمان و نصب مباشد.
این اسناد علاوه بر گردش در میان ذینفان حقوقی، در میان کارشناسان و اعضای تیم پروژه هر ذینفع
نیز گردش پیدا کرده، دستخوش تغییرات شده و یا بر اساس آنها مستندات جدیدی تولید و برای تکوین تدریجی
مورد دستگردانی داخلی قرار گرفته تا نهایتا در زمان مقتضی رسما به چرخه اسناد در حال
گردش در میان ذینفعان پروژه اضافه شود.
کاربری این اسناد در میان هریک از ذینفعان متفاوت میباشد، این اسناد تنها متاع ماندگار و قابل تکیه کارفرمایان برای کنترل کار بسیاری از ذینفعان و مرجع توسعه های آتی است، برای پیمانکاران طراحی مهندسی، تنها متاع قابل عرضه به کارفرمایان است. این مستندات برای این پیمانکاران علاوه بر ارزش ذاتی در پروژه حاضر به عنوان تجربه کسب شده برای پروژه های مشابه آتی قابل رجوع بوده و بسیار ارزشمند است. اساس کار مهندسی در چنین شرکتها بر مبنای توسعه و تکوین تدریجی این مدارک مهندسی در میان اعضا داخلی و بخشهای مهندسی است. مدیریت این اسناد در چنین شرکتهایی مشابه موضوع مدیریت نگهداری و عرضه محصول نهایی شرکت است. برای پیمانکاران تدارکات کالا و خدمات خرید و یا پیمانکاران ساختمان و نصب این مستندات به منزله متاع ورودی و نقشه راه توسعه و راهنمای عملیات اجرایی بوده و نهایتا بر اساس آن مستندات تأمین کنندگان، مستندات ویژه خرید، مشخصات تدارکات انجام شده، مستندات وضعیت نهایی، مستندات فنی ساختمان و نصب، مستندات مطابق ساخت تهیه، پرونده های مهندسی تهیه و به مجموعه مستندات یک پروژه و چرخه گردش آن افزوده خواهد شد.
مدیریت تمام این گردش کار با تمامی پیچیدگی ها، الزامات در هر یک از حوزه های کاری برای هریک از ذینفعات در قالب یک سامانه یکپارچه و گسترده تحت عنوان « سامانه مدیریت مستندات» یا DMS توسعه داده شده است. این سامانه با قابلیت انعطاف بسیار زیاد خود میتواند در سطح یک ذینغ و یا کلیه ذینفعان یک پروژه بزرگ صنعتی بکار گرفته شود تا مدیریت گردش اسناد و تکوین تدریجی اسناد پروژه را برعهده گیرد. این سامانه میتواند مسئولیت گردشهای داخلی و تولید و تکوین تدریجی اسناد و مکاتبات مرتبط را برعهده گرفته، نهایتا فرافرستی این اسناد مابین ذینفعان را نیز مدیریت نماید، بدین ترتیب به مخزن ایمن اطلاعات و اسناد پروژه نقش کندایفا.
در یک سازمان پروژه محور، این سامانه میتواند به سادگی مدیریت کلیه اسناد و مدارک سازمانی و پروژه ها را انجام داده و کارکنان را از مزایای بیشمار آن برخوردار نماید. مدیران و کارشناسان این سازمان قادر خواهند بوددر هرزمان از هرکجا از طریق اینترنت به سادگی و به صورت مدیریت شده و کاملا ایمن به اسناد و مدارک سازمانی خود دستیافته و امور محوله مرتبط را پیش ببرند. برخی از ویژگیهای این سامانه عبارتند از:
- مدیریت کامل تمامی مدارک پروژه اعم از مدارک مهندسی، کالا، ساخت، مکاتبات، صورت جلسات، عکس ها و ...
- مدیریت اسناد، گردش کار، تغییرات، روشهای بازبینی و ثبت نظرات ذینفعان بر اساس ساختار های متفاوت به تفکیک هر پروژه
- تکوین تدریجی اسناد مهندسی بر اساس ماتریس های دستگردانی و توزیع بصورت کاملا پویا
- تعریف انواع گزارشها توسط کاربران علاوه بر گزارش های کامل موجود در سامانه
- مدیریت مکاتبات پروژه، ایجاد ارتباط بین اسناد پروژه و مکاتبات، آرشیو مکاتبات از طریق DMS Add-in که در Outlook نصب می گردد
- امکان دسترسی مستقیم در زمان ارسال یک ایمیل درMS Outlook به مستندات ذخیره شده در سامانه مدیریت اسناد برای ارسال به صورت پیوست ایمیل.
- مدیریت مستقل هر پروژه بر اساس ساختاری کاملا پویا با توجه به نوع مدرک، نوع پروژه و گردش های کاری مختص مدرک
- مدیریت بسیار کارامد توسط پانل مدیریتی حرفه ای که در اختیار Admin سیستم می باشد.
- مدیریت امنیت سامانه بر اساس نقش های سازمانی و وجود امکانات Delegation و Substitution برای هر دو لایه Data و Function.