مدیریت کارکرد روزانه

این قسمت از طریق "مدیریت کارکرد"-> "مدیریت کارکرد روزانه" در دسترس می باشد.
ثبت کارکرد: کاربر پس از تعیین فرد و تاریخ موردنظر و کلیک بر روی کلید "ثبت کارکرد" در شکل 2 اقدام به ثبت کارکرد برای فرد انتخابی در تاریخ موردنظر نماید. از طریق این فرم فرد می تواند اطلاعات کارهای روزانه شامل کارهای داخل یا خارج از شرکت، ماموریتها و مرخصیهایش را وارد سامانه کرده یا تغییر دهد.(شکل 4)
توجه : جهت مشاهده کارکرد مربوط به یک روز خاص، کاربر باید در قسمت بالای این بخش تاریخ آن روز را انتخاب نماید. در غیر اینصورت تاریخ پیش فرض تاریخ روز خواهد بود.
جهت ثبت یک کارکرد کاربر باید روی دکمه "ثبت کارکرد" کلیک کند.
ورود اطلاعات کارکرد روزانه جهت روزهای آتی امکانپذیر نیست لذا کاربر می تواند فقط تاریخهای مربوط به روز جاری و روزهای گذشته را انتخاب نماید.
در صورتیکه اطلاعات کارکرد مربوط به روزهای گذشته دارای خطا باشد، هر بار که کاربر این پنجره را باز نماید فهرست خطا ها به وی گزارش داده می شود.
با توجه به اینکه کارکرد ماهانه جهت گرفتن تائید های لازم به گردش در می آید، بنابر این واضح است ویرایش اطلاعات کارکردهای تایید شده و یا در ارسال شده (که هنوز بررسی نشده اند) امکانپذیر نمی باشد. هنگامیکه کاربر با انتخاب تاریخ از سامانه می خواهد تا لیست کارکرد روزانه مربوطه را نمایش دهد، این لیست یکی از سه حالت زیر را خواهد داشت:
1-قابل ویرایش
2-تحت بررسی
3-تائید شده
با انتخاب تاریخ اطلاعات مربوط به کارکرد روزانه مربوطه، در این بخش بارگذاری شده و کاربر میتواند به مشاهده و تنظیم آن بپردازد. در واقع سامانه با خواندن اطلاعات ورود(ها) و خروج(ها) از دستگاه کارت خوان، و پردازش آن بر اساس تقویم/برنامه کاری فرد، قوانین مرتبط با وی و لحاظ نمودن مجوز های اعطا شده به وی جهت حضور در سازمان در ساعات غیر اداری (که عموما منجر به اضافه کار می شوند) اطلاعات ذیل را استخراج می نماید، لازم به یادآوری است در خصوص روز جاری در صورتیکه برای آخرین ورود خروج ثبت نشده باشد اطلاعات تا لحظه جاری پردازش می شود:
1-مدت زمان موظفی: این زمان عبارت است از مجموع زمان موظفی که از تقویم/برنامه کاری مربوط به گروه کاری که فرد در آن عضو است بدست می آید بعلاوه مدت زمانی که فرد به منظور جبران کسر کار (در صورتیکه کسر کار خود را با مرخصی و یا ماموریت صفر نکرده باشد) می بایست در سازمان فعالیت نماید.
2-مدت زمان کسر کار: این زمان نیز مثل زمان حضور براساس مدت زمان موظفی تقویم فرد و اطلاعات ورود و خروج های فرد محاسبه می شود، و با توجه به قانون مربوطه کسرکار، می تواند برابر باشد با:
 ساعات عدم حضور در وقت اداری + میزان کسر حضور موظفی و یا برابر باشد با:
 میزان کسر حضور موظفی
به عنوان مثال اگر ساعات اداری حضور فردی 8 تا 17 باشد و زمان حضور وی در سازمان 10 تا 18 باشد (مجوز حضور 17 تا 18 را نیز داشته باشد) در حالت اول کسر کار وی برابر خواهد بود با 3 ساعت و در حالت دوم برابر است با 1 ساعت خواهد بود. بر اساس قوانین مربوطه می توان برای جبران کسر کار ضریب تعریف نمود. در این حالت مدت زمانی برابر با میزان حاصلضرب ضریب جبران در میزان کسر کار تحت عنوان جبران کسر کار به کارکرد موظفی فرد افزوده خواهد شد. در صورتیکه کاربر با از طریق ثبت ماموریت ساعتی، مرخصی استعلاجی، مرخصی استحقاقی و یا کار خارج از شرکت میزان کسر کار را کم کرده و یا به صفر برساند، بدیهی است میزان جبران کسر کار(حاصلضرب ضریب جبران در میزان کسر کار) نیز کم شده و یا به صفر می رسد. همچنین کاربر می تواند با ثبت مرخصی بدون حقوق برابر با میزان کسر کار، میزان جبران کسر کار را صفر نماید ولی در این حالت میزان کسرکار تغییر نخواهد کرد.
3-مدت زمان حضور: این زمان براساس اطلاعات ورود و خروج های فرد که از سیستم کارت خوان بازیابی شده بدست می آید، لازم به یادآوری است در صورتیکه بر اساس قوانین اضافه کار مربوطه جهت حضور در خارج از وقت اداری نیاز به اخذ مجوز باشد و مجوز های لازم جهت ساعات حضور در خارج از محدوده ساعات اداری در سامانه ثبت نشده باشد، این ساعات در مدت زمان حضور محاسبه نخواهند شد. به عنوان مثال اگر ساعات اداری فردی بر اساس تقویم مربوطه از ساعت 8 تا 17 باشد، و وی از ساعت 7:30 تا 18 در سازمان حضور یافته باشد، و در قوانین اضافه کار وی لحاظ شده باشد که میزان مجاز اضافه کار پیش از وقت ایشان 15 دقیقه است، سامانه مادامیکه مجوز حضور از ساعت 17 تا 18 به ایشان داده نشود مدت زمان حضور را برای ایشان 9:15 محاسبه خواهد کرد و در صورتیکه این مجوز توسط فرد مسئول اعطا شود زمان حضور 10:15 خواهد شد، و باز در صورتیکه برای حضور در ساعت 7:30 تا 7:45 نیز به ایشان مجوز اعطا شود زمان حضور وی 10:30 خواهد شد.
4-خارج از شرکت: این زمان عبارت است از مجموع زمانی که فرد به عنوان کار خارج از سازمان ثبت کرده است بعلاوه مدت زمانی که به عنوان ماموریت درج شده است.
5-ساعات تعریف شده: این مجموع جمع کارکردهای تعریف شده در لیست را که شامل کارهای انجام شده در داخل سازمان، مرخصی استحقاقی و استعلاجی، ماموریت و کار خارج از شرکت می باشد نمایش می دهد.
6-مدت زمان تعریف نشده: فرد باید مشخص کند که در هر روز در داخل و یا خارج از سازمان چه فعالیتهایی انجام داده است. مدت زمان تعیین نشده در واقع مدت باقیمانده از این زمان می باشد که فرد تعیین ننموده این زمان صرف چه فعالیتی شده است.
کارکردی که کاربر ثبت می نماید، در لیست نمایش داده خواهد شد. کاربر از طریق همین لیست امکان ویرایش و یا حذف کارکرد ثبت شده را خواهد داشت.
در صورتیکه در آن روز برای شخص ساعتی ثبت شده باشد، آن شخص نمی تواند بیش از زمان حضور خود کارکرد تعریف کند، مگر آنکه آن کارکرد از نوع کار خارج از شرکت، ماموریت و یا مرخصی باشد. کاربر نمی تواند کمتر از زمان حضور خود کارکرد تعریف کند، در این صورت برای آن روز مدت زمان تعیین نشده نشان داده می شود و کاربر در گزارش کارکرد ماهانه و در روزانه خود با خطا مواجه خواهد شد.
در صورتیکه نقصی در اطلاعات ورود و خروج فرد وجود داشته باشد (ورود ثبت شده باشد ولی خروج نداشته باشد)، او ابتدا باید این نقص را برطرف نماید. در غیراینصورت امکان ثبت آیتم های کارکرد را نخواهد داشت و کلید "ثبت کارکرد" غیرفعال خواهد بود. جهت ثبت ورود یا خروج کاربر باید روی کلید "ورود و خروج ها" کلیک کند.
در صورتیکه فرد گزارش کارکرد ماهانه را (که این روز در آن ماه قرار دارد) جهت تایید ارسال کرده باشد یا این کارکرد قبلا در یک گزارش کارکرد ماهانه تایید شده باشد، دیگر امکان تغییر در اطلاعات آن برای او وجود نخواهد داشت. بدین منظور کلیه کلیدهای عملیاتی ( ثبت، ویرایش و یا حذف ) از دید کاربر پنهان می شوند.
در صورتیکه پس از ارسال گزارش کارکرد ماهانه توسط فرد و در طی پروسه بررسی، گزارش کارکرد ماهانه مجدد به او ارجاع داده شود ( یا بعبارتی برگردانده شود ) امکان تغییر در کارکرد دوباره برای او فعال خواهد شد.
کارکرد هایی که در محدوده ساعت موظف حضور فرد تعریف شوند، به عنوان کار عادی و کارکردهای بیش از آن به عنوان کارکرد از نوع اضافه کار خواهد بود. ردیف های مربوط به کارکرد از نوع اضافه کار در لیست کارکرد با رنگی متمایز مشخص خواهند بود. نحوه تشخیص اینکه کدام کارکرد ها در ساعات اضافه کاری انجام شده اند بر اساس ترتیب ورود کارد است. به عنوان مثال در روزی که ساعت موظفی فرد 9 ساعت بوده و وی با اخذ مجوز های لازم 12 ساعت در سازمان حضور داشته است، اگر ابتدا 8 ساعت کار بر روی پروژه A ثبت نماید و سپس 4 ساعت کار بر روی پروژه B ثبت نماید، سامانه به طور خودکار ردیف مربوط به 4 ساعت کار بر روی پروژه B را به 2 ردیف 1 و 3 ساعت کار بر روی پروژه B می شکند و در لیست کارکرد کاربر 3 ردیف خواهد داشت که یک ردیف 3 ساعته آن از اضافه کار می باشد و با رنگی متفاوت از سایر ردیف ها متمایز شده است.
کاربر باید توجه داشته باشد که در صورتیکه قصد ثبت مرخصی دارد همواره این ردیف را به عنوان اولین ردیف کارکرد ثبت نماید.
در صورتیکدر صورتیکه کاربر به هر دلیلی نیاز داشته باشد تا مقادیر مربوط به گزارش کارکرد ماهانه را که تائید نهایی شده است ویرایش نماید، مدیر وی باید گزارش کارکرد ماهانه را باز نماید، این عملکرد باید به تائید سمت سازمانی که در قوانین مشخص شده است برسد تا در نهایت کارکرد مجدد قابل ویرایش شود. بدیهی است پس از طی این مراحل، کاربر باید گزارش کارکرد ماهانه را جهت تائید مجددا برای مدیر ارسال نماید.
توجه : به منظور تسهیل ثبت اطلاعات، هنگامیکه کاربر با فشردن کلید "ثبت کارکرد" از صفحه "نمایش کارکرد روزانه" به این صفحه منتقل می شود، زمان صرف شده به صورت پیش فرض برابر با کل زمان حضور تعریف نشده خواهد بود.
انواع فعالیتهایی که از طریق این فرم قابل ثبت هستند عبارتند از:
1-کار در شرکت
2-کار در خارج از شرکت
3-مأموریت روزانه
4-ماموریت ساعتی
5-مرخصی استحقاقی روزانه
6-مرخصی استحقاقی ساعتی
7-مرخصی استعلاجی
8-مرخصی بدون حقوق
گروه پروژه عبات است از:
1-پروژه
2-مناقصه
3-ستادی و پروژه های بهبود
نوع فعالیت عبارت است از:
1- C
2-E
3-P
4- General
در صورتیکه کاربر فعالیت G را انتخاب نماید، لیست ریز فعالیت فعال خواهد شد. ریز فعالیت واحد های سازمانی مختلف متفاوت می باشد و بر اساس اینکه کاربر فعال به کدام واحد سازمانی تعلق دارد این لیست فیلتر خواهد شد.
در صورتیکه فرد یکی از گزینه های " کار در شرکت "، " کار در خارج از شرکت " و یا " ماموریت " را از لیست نوع فعالیتها انتخاب نماید، باید گروه پروژه، نام پروژه و همچنین نوع فعالیتی که در آن پروژه انجام داده است را تعیین نماید. بدین منظور با انتخاب هریک از گزینه های مذکور بخش مربوط به تعیین این اطلاعات نمایان شده و کاربر میتواند به مشخص نمودن این اطلاعات بپردازد. لازم به ذکر است مقادیر مربوط به گروه پروژه عبارت است از پروژه، مناقصه و ستادی، نام پروژه بر اساس گروه آن فیلتر خواهد شد، اسامی پروژه ها توسط کاربر مجاز از طریق سامانه مدیریت پروژه قابل تعریف می باشد.
در صورتیکه کاربر هریک از گزینه های مربوط به انواع مرخصی را انتخاب نماید، در صورت داشتن مجوز قبلی زمان به طور خودکار از مجوز خوانده می شود که در صورت نیاز کاربر می تواند آنرا ویرایش کند.
درصورتیکه کاربر گزینه های مربوط به ماموریت را انتخاب کند، در صورت داشتن مجوز قبلی زمان به طور خودکار از مجوز خوانده می شود که در صورت نیاز کاربر می تواند آنرا ویرایش کند.
در روزی که ماموریت روزانه ثبت شده است نمی توان کارکرد از نوع ماموریت ساعتی، کار خارج از شرکت و یا مرخصی ثبت نمود و بلعکس.
در صورتیکه هیچ زمان ورود و خروجی برای کاربر ثبت نشده باشد، کاربر تنها می تواند از گزینه های انواع مرخصی و ماموریت استفاده نماید.
لازم به ذکر است جهت تسهیل در امر تکمیل و تایید عملکردها، تمامی ماموریتها و مرخصیهایی که فرد از طریق این بخش به ثبت آنها میپردازد، تأیید شده فرض میشوند و مدیر هنگام بررسی گزارش کارکرد ماهانه امکان مخالفت با مقادیر ثبت شده و بازگرداندن آن به کارمند جهت اصلاح را دارد.
تعیین زمان صرف شده برای تمامی فعالیتها الزامی می باشد و مقدار آن باید بر مبنای دقیقه : ساعت می باشد.
مجموع زمانهای صرف شده جهت فعالیتهای صورت گرفته در شرکت باید دقیقا با مدت زمان حضور فرد در شرکت برابری کند. بدینمنظور با ثبت هر کار در شرکت، مدت زمانی که برای آن فعالیت در نظر گرفته می شود از " مدت زمان تعیین نشده " روی گزارش عملکرد کسر شده تا این زمان به صفر برسد. همچنین اگر فرد قصد ثبت زمانی بیشتر از زمان حضورش در شرکت را داشته باشد سامانه از این اقدام جلوگیری کرده و این موضوع را از طریق پیامی به کاربر خاطر نشان میکند.
زمانهای صرف شده جهت فعالیتهای صورت گرفته در خارج از شرکت و همچنین ماموریتها قابل کنترل نیستند و کاربر میتواند آزادانه هر زمانی را وارد نماید. تنها کنترلی که وجود دارد اینست که مجموع زمانهای صرف شده جهت فعالیتهای درون شرکت، خارج از شرکت و ماموریتها نباید بیشتر از 24 ساعت شود.
در صورتیکه ورود و خروج فرد در دو روز متفاوت و پیاپی ثبت شده باشد، او باید فعالیتهای مربوط به مدت حضورش در هر روز را در همان روز ثبت نماید.
در صورتیکه کاربر قبلا در این روز مرخصی یا ماموریت گرفته باشد، در هنگام ثبت ماموریت یا مرخصی زمان ماموریت و مرخصی به طور پیش فرض از زمانهای ثبت شده در مجوز خوانده خواهد شد.
مجموع مرخصی های استحقاقی و استعلاجی ثبت شده نمی تواند بیش از کسر کار محاسبه شده توسط سامانه باشد.
در صورتیکه کاربر مرخصی ساعتی را انتخاب نماید، و میزانی که به عنوان مرخصی ساعتی ثبت می نماید بیش از میزان تعیین شده در ستون سقف مرخصی ساعتی در تقویم مربوط به وی باشد، سامانه خطا خواهد گرفت.
در صورتیکه کاربر مرخصی روزانه ثبت نماید، میزان آن برابر خواهد بود با مدت زمان موظفی وی در تقویم مربوطه، در صورتیکه در تقویم در ستون میزان استراحت مقداری ثبت شده باشد، سیستم به طور خودکار برابر با آن میزان را به مانده مرخصی وی خواهد افزود، به عنوان مثال در صورتیکه در یک روز کاری موظف فرد 9 ساعت باشد و استراحت وی 30 دقیقه و ایشان آن روز را مرخصی روزانه ثبت نمایند، مدت مرخصی روزانه وی 9 ساعت می باشد و به همین میزان از مانده مرخصی وی کاسته خواهد شد، از طرفی 30 دقیقه بابت مدت استراحت به مانده مرخصی وی توسط سیستم افزوده می شود، در نتیجه در مجموع از مانده مرخصی وی 08:30 ساعت کاسته شده است. بدیهی می باشد در صورتیکه کاربر مرخصی روزانه را حذف نماید 30 دقیقه ای که به واسطه این مرخصی به مانده مرخصی وی افزوده شده بود نیز کسر خواهد شد.
در صورتیکه مرخصی استحقاقی روزانه انتخاب شود، باید تعیین نمود که آیا عادی می باشد و یا ویژه.
محاسبه اضافه کار توسط سیستم خواهد بود.
ورود و خروج ها : در صورتیکه به هر دلیلی اطلاعات مربوط به ساعات ورود و خروج از طریق دستگاه کارت خوان ثبت نشده باشد، کاربر قادر است از طریق این فرم ساعات ورود و خروج مربوط به خود را وارد سامانه کرده یا ساعاتی که دستی ثبت کرده را ویرایش نماید.(شکل 3)
توجه: در صورتی که ورود از یک ساختمان باشد خروج نیز باید از همان ساختمان ثبت گردد، در غیر اینصورت کاربر با خطای نقص در اطلاعات ورود و خروج مواجه خواهد شد و نمیتواند کارکرد ثبت کند.
کاربر نمی تواند ساعات ورود و خروجی را که توسط دستگاه کارت خوان ثبت شده اند را تغییر دهد و یا حذف نماید.
سامانه به صورت خودکار ساعات وارد شده را به ترتیب از کوچک به بزرگ مرتب کرده و ردیف های فرد را به عنوان ورود و ردیف های زوج را به عنوان خروج در نظر می گیرد.
در این بخش و در لیست ورود و خروج های فرد، مرتب سازی اطلاعات به نحوی صورت میگیرد که چگونگی تردد او براحتی قابل ملاحظه باشد.
در صورتیکه فرد بر اساس اطلاعات ورود و خروجی که خود وارد سیستم کرده فعالیتهایش را تعیین و ثبت نماید، فقط تا حدی مجاز به تغییر این اطلاعات است که مجموع زمانهای حضورش کمتر از مجموع زمانهای فعالیتهای ثبت شده نشود. لذا اگر فرد اقدام به چنین کاری کند سیستم از این تغییر جلوگیری کرده و این موضوع را از طریق پیامی به او خاطر نشان میکند.